Vous dirigez une entreprise? Vous faites partie de la direction? Vous utilisez de vieux outils? Alors je m’adresse à vous!
Je suis sidérée par ce que je constate trop souvent en entreprise. Prenons 20 secondes! Observez votre monde…voyez-vous des gens à cheval ? Voyez vous des personnes remonter leur montre? Quand avez-vous vu une cabine téléphonique ?
Là ou je veux en venir…c’est que notre environnement a évolué…alors pourquoi vous ne faites pas évoluer votre entreprise @?%$?#!
J’ai été confrontée récemment à une dirigeante d’entreprise excédée par ses sous-traitants car elle souhaitait optimiser son fichier Excel qui contenait +300 000 entrées ! Oui oui ! Instinctivement, je me suis demandée si quelqu’un lui avait dit qu’Excel n’était vraiment plus l’outil adéquat ?
De ce petit exemple, je me dis, en 2019, comment diable peut-on encore utilisez ce vieil outil (que j’affectionne tout de même)?
- J’imagine le risque que son fichier devienne corrompu
- Excel n’est pas illimité, ce n’est pas un outil pour être une base de données au départ
- Je ne me demande même ce qu’il en est côté efficacité (pas d’intervention simultanée)
- Les relations entre les tables…c’est quand même pas mal limité
- Et juste comme ça, question visibilité des données, une vache y retrouverait pas son veau !
Au final, utiliser de vieux outils, dans un monde qui se révolutionne chaque jour par ses innovations, est-ce vraiment stratégique !? Non, non et non!
Comment de vieilles technologies affectent votre entreprise?
Que vous le vouliez ou non, camper sur vos vieilles méthodes affectent avec certitude votre entreprise. Vous êtes moins compétitif, moins attractif, vous êtes à risque et je parle même pas de votre productivité!
Il existe des milliers de solutions bien meilleures que vos vieux outils…alors cessez de rester sur le statu quo et cessez d’utiliser vos vieilleries!
Parlons d’image et réputation!
Ça prend très peu de temps pour affecter une réputation. Prenons, par exemple, une entreprise, qui intervient chez des particuliers après un dégât d’eau. Le sinistré fait appel à cette entreprise qui doit intervenir en urgence. On lui dit gentiment, que le technicien interviendra dans la journée. Quand ? On sait pas. Une fourchette horaire ? Non…Le sinistré doit donc camper chez lui sans savoir quand le technicien viendra…Génial pour l’expérience client…
Je vous assure que ce genre de petit détail fout en l’air une réputation!
Dans un autre genre, une entreprise recherche une secrétaire administrative. Prenons une tâche simple…encaisser les chèques clients. Tout cela à la mitaine…avec de bon vieux livrets de dépôt. Votre candidate, elle, a l’habitude d’utiliser les nouvelles fonctionnalités des banques pour déposer les chèques simplement en prenant une photo…Pensez-vous vraiment qu’elle voudrait intégrer cette entreprise qui utilisent de vieux outils, avec des processus obsolètes?
Mon point est clair…cela se voit quand une entreprise n’est pas à la page côté technologies. Les clients le ressentent, les équipes en place le subissent. Si vous vous dites, que vos systèmes fonctionnent ainsi depuis 25 ans, pas besoin d’en changer, je vous dis que tôt ou tard, vous en paierez le prix.
Côté opportunités, ca sent la perte!
Roger, le responsable des ventes en a par dessus la tête…Nous voilà dans une entreprise qui commercialise des systèmes de climatisation pour particuliers. On est en plein juin, c’est le RUSH !
Il répond aux urgences comme il peut et dans ce brouhaha, il oublie de rappeler Madame Janin qui l’a contacté en novembre dernier car elle planifiait d’installer un climatiseur pour cet été. Des madame Janin, y’en a des dizaines. Mais voilà, cette entreprise gère à l’ancienne ses ventes.
Résultats : des millers $$$ de pertes d’opportunités de ventes. C’est déjà assez compliqué et couteux d’avoir des prospects qualifiés…si en plus on fait pas le suivi !!! C’est la débandade.
D’après vous, cette belle PME est-elle vraiment compétitive ? Imaginons que Roger fonctionne maintenant avec un CRM ? Plus facile à gérer non ?
Regardons la sécurité! non…mieux vaut pas!
Les vieux systèmes sont bien plus vulnérables aux piratages de données.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui utilisent encore Windows XP. Or, Microsoft ne supporte plus ses vieux systèmes. Imaginez la perte de temps des équipes informatiques pour maintenir le système et patcher les problèmes de sécurité.
Il serait tout à fait opportun dans cette situation de revoir les systèmes et outils pour trouver des solutions cloud plus efficaces, mieux protégées avec un support technique inclus!
Perte de temps dans vos processus!
Vous seriez surpris comment des technologies dépassées peuvent drastiquement affecter votre productivité. Vos employés perdent énormément de temps sur de vieux processus, avec de vieilles méthodes et de vieux outils!
On parle d’outils dépassés…mais j’aimerais parler aussi de processus. Je vois beaucoup d’entreprises qui utilisent des procédures datant de plusieurs années, procédures qui étaient certes pertinentes à l’époque mais qui aujourd’hui sont devenues lourdes dans un environnement technologique moderne. Pire, ces mêmes entreprises qui font le saut vers de nouvelles technologies ne font que transposer de vieux processus vers des systèmes modernes. Or, ceux-ci ne sont pas optimisés. Dans ce cas, les nouveaux outils ne permettront pas forcément d’être plus efficaces.
Voici 7 avantages retirés après une analyse des processus de votre entreprise et des technologies modernes installées:
– Amélioration du taux d’acquisition de prospect et de l’expérience client;
– Réduction des tâches inutiles et redondantes
– Meilleure gestion basée sur des données en temps réelles et pertinentes
– Communication plus fluide entre les membres d’une équipes
– Meilleur suivi des performances et prise de décision facilitée grâce aux insights relevés
En conclusion
Beaucoup d’experts en analyse technologique vous diront qu’il est capital de moderniser votre entreprise au mieux pour gagner en compétitivité, au pire pour survivre. Il est certain que cela implique des coûts financiers non négligeable mais il existe des programmes pour profiter de subventions ou de prêts à taux zéro.
À y regarder d’un peu plus prêts, la perte que vous subissez (directe et indirecte) est largement supérieure au coût d’un tel projet de transformation numérique. Pensez-y…quel est le coût d’une réputation affaiblie, combien perdez-vous d’opportunité. Quel est le coût final en cas de perte ou de vol de données. Combien vous coûte vos employés non productifs ?
- Mélanie Maquet
Présidente - Système de gestion Zoho | Coach en stratégie numérique sur Zoho | Formation Zoho | Automatisations des processus Ventes-CRM et Marketing numérique