MIGRATION DES PROCESSUS DE VENTES & BONS DE TRAVAIL DANS ZOHO

Notre client offre des services de formations et accompagnement reliés à l’ergonomie au travail pour diminuer les risques ergonomiques et prévenir les blessures musculo-squelettiques chez le travailleur tout en optimisant l’environnement de travail d’une organisation.

IRRITANTS À ÉLIMINER

rightarrow  Information des clients stockées dans les vCards: difficulté à partager les informations ainsi que toutes les notes prises par les différentes personnes

rightarrow  Information non structurée et souvent en plusieurs copies dans différentes baseset non accessible par l’équipe

rightarrow  Pas de segmentation des clients ce qui ne permet pas un marketing efficace dans le massmailing

rightarrow  Site web déconnecté avec messages entrants dans la boîte courriel de l’administration. Lourdeur et oublis dans le suivi clients

rightarrow  Manque de visibilité 360 du client: on ne sait pas trop ce que le client a acheté comme services, les tâches qui ont ou doivent être faites par qui et quand, les bons de travail qui doivent ou ont été complétés, les factures payées ou non, etc

rightarrow  Exécution des bons de commandes à partir des commandes client:  les informations du client, du contact, des commandes (services) doivent être copiées et cela prend du temps et est propice à l’erreur.

rightarrow  Les bons de travail pour les équipes intervenantes sur le terrain sont sur format papier

APPLICATIONS UTILISÉES

 

  • Zoho CRM

  • Zoho Books

  • Zoho FSM

  • Zoho Forms & Survey

  • Zoho Campaigns

  • Avancement du projet 100% 100%

NOS OBJECTIFS ET RECOMMANDATIONS

Cessez de disperser les données clients en travaillant avec une base de données unique (CRM) regroupant l’ensemble des informations sur les contacts, les comptes entreprises, les succursales, les maisons mères et les besoins

S’assurer de structurer le processus de ventes à travers un pipeline simple et accessible à tous dans le CRM

Alléger les tâches des équipes en places en évitant les entrées de données multiples à travers des automatisations

Faciliter la collecte de données clients sur le site web permettant un premier filtre de qualification pour ensuite dispatcher les demandes clients pertinentes au bon conseiller.

Assurer la création de devis et commandes client ainsi que la facturation en lien direct avec le CRM et permettre de travailler avec un rapport à utiliser dans le système comptable actuel qui n’est pas Zoho Books.

Optimiser les stratégies de massmailing en permettant une segmentation intelligence des clients pour permettre des campagnes de communications ciblées avec un meilleur retour.

Numériser le système d’affectation et de gestion des bons de travail – de la commande client à la facturation

RÉSULTATS

L’équipe de Lumio a implanté un écosystème Zoho comprenant le site web, Zoho Forms, Zoho CRM, Zoho FSM et Zoho Books

Lors de l’implantation du CRM, nous avons accompagné le client pour s’assurer de créer une base de données temporaire à importer dans le futur CRM. Nous avons pour cela travaillé avec le client pour définir l’architecture du CRM (RCU – référenciel client unique). Nous avons également mis en place un système de filtre et d’approbation des demandes clients entre les formulaires de contacts du site web (zoho forms) et le CRM (synchronisation et automatisations) et l’attribution de tâches automatiques.

Du point de vue marketing, nous avons conçu des pipelines permettant l’envoi automatique de campagnes de communication et de promotion via le massmailing (Zoho Campaigns). Par exemple, nous avons configuré un pipeline concernant le téléchargement, l’envoi et le suivi d’un livre blanc (Zoho Forms – CRM – Campaigns + marketing automation).

D’un point de vue comptable, nous avons facilité le processus de facturation (Zoho Books) en permettant la création du devis et de la commande client via le module Finance de Zoho Books dans le CRM puis la facturation finale reliée à Zoho Books et Zoho FSM.

En parlant de Zoho FSM (Field Management Service), nous avons implanté un système de gestion de bons de travail en partant d’une commaande client dans Zoho CRM pour la transformer en bon de travail dans Zoho FSM (synchronisé avec Zoho CRM). Ainsi, le dispatching des interventions chez les clients est facilitée (les intervenants recevant les notifications d’intervention et leur agenda via l’application mobile de Zoho FSM. Les intervenants, au lieu d’utiliser un document papier, peuvent désormais remplir les détails de leurs interventions chez le client en remplissant les informations dans Zoho FSM, le tout connecté à Zoho Books pour permettre la facturation.

Notre client a pu structurer sa pprocédure de traitement de demande client pour qualifier les demandes clients nombreuses, les dispatcher adéquatement parmi les conseillers et s’assurer que chacun fasse évoluer le prospect et l’opportunités d’affaires jusque la vente.
Pour améliorer les campagnes marketing, le client peut compter maintenant sur la qualités des données de son CRM. La segmentation est possible et plis simple. Par ailleurs, il est désormais équipé d’un système de massmailing permettant la création de pipelines marketing depuis ses landing pages jusque l’envoi de courriel selon les comportements de son contact.
À travers la programmation de rapports de performance et de suivi, la direction est en mesure de générer des rapports stratégiques comme les ventes prévisionnnelles, les ventes réalisées, le taux de traitements des demandes clients par conseillers etc.

La direction a également une vision beaucoup plus claire de son pipeline de vente ce qui lui permet de s’ajuster dans la planification de ses ressources.

La numérisation des bons de travail et l’accès facilité via mobile pour les ressources intervenante a permis de fluidifié la gestion et la collaboration de l’équipe. Les ressources administratives ont vu s’alléger leur tâches quotidiennes.

D’AUTRES ÉTUDES DE CAS

Amélioration globale de la gestion d’une entreprise avec Zoho

Amélioration globale de la gestion d’une entreprise avec Zoho

OPTIMISATION DE LA GESTION - Zoho CRM, Project, BooksNotre client offre des services-conseils dans le secteur des technologies de l’information. Zoho CRM avait déjà été implanté il y a quelques années avec une utilisation de Zoho Books uniquement pour la gestion des...

Gestion des commandes en dropshipping avec Zoho

Gestion des commandes en dropshipping avec Zoho

GESTION DU CYCLE DE VENTE EN DROPSHIPPINGNotre client est une société qui commercialise des vêtements et objets promotionnels destinés aux entreprises. Faisant face à une demande croissante et dans l'objectif d'offrir une expérience client améliorée, l'entreprise a...

Modernisation de la gestion de projets avec Zoho Project

Modernisation de la gestion de projets avec Zoho Project

MODERNISATION DE LA GESTION DE PROJETS - Zoho ProjectNotre client est une société qui opére dans le domaine du marketing, du design web, du management et ressources humaines. Il commercialise aussi des objets et vêtements promotionnels. Ses services peuvent prendre la...

Gestion de commandes et collaboration dans Zoho CRM

Gestion de commandes et collaboration dans Zoho CRM

GESTION COMPLÈTE DU CYCLE D'UNE COMMANDENotre client distribue une ligne durable et bien construite de bateaux. Les styles et les tailles vont du petit dinghy aux impressionnants bateaux de plaisance de luxe. Notre client est l'intermédiaire entre le concessionnaire,...