MODERNISATION DE LA GESTION DE PROJETS – Zoho Project

Notre client est une société qui opére dans le domaine du marketing, du design web, du management et ressources humaines. Il commercialise aussi des objets et vêtements promotionnels. Ses services peuvent prendre la formes de projets, de consultations, de formations, de commandes clients impliquant des commandes fournisseurs.

IRRITANTS À ÉLIMINER

rightarrow  Une gestion de projets et organisationnelle dispersées par l’utilisation d’applications indépendantes impactent négativement la fluidité et la collaboration entre différents départements (conseillers, gestionnaire de projets, techniciens comptables.)

rightarrow  Une utilisation et une configuration de l’écosystème Zoho peu profitable de par le manque d’expertise à l’interne. Le client limite ses optimisations par des essais erreurs sans connaissances techniques des outils Zoho.

rightarrow  Une facturation des projets difficiles surtout dans le cadre d’une facturation selon le pourcentage d’avancement.

rightarrow  Un système comptable déconnecté de Zoho limitant les automatisations de facturation.

rightarrow  Duplication des tâches (suivis, facturation etc)

rightarrow  Impossibilité de facturer deux entités Zoho Books basé sur un seul système de gestion de projet (un compte Zoho Project)

APPLICATIONS UTILISÉES

 

  • Zoho CRM
  • Zoho Projects
  • Zoho Analytics
  • Zoho Books
  • Zoho Flow
  • Zoho Sigma
  • Deluge Script
  • Avancement du projet 75% 75%

NOS OBJECTIFS ET RECOMMANDATIONS

Former et accompagner les ressources de la société dans leur prise en main des applications Zoho ainsi que sur l’adoption des bonnes pratiques en terme de relation client, gestion de projets et utilisation des outils comptables

Personnaliser et paramétrer les applications Zoho afin de les adapter au processus de travail de l’entreprise surtout concernant le lien entre gestion de projets et facturation.

Intégrer des automatisations à l’aide de systèmes de workflow, de fonctions personnalisées et la conception d’une extension pour gagner en fluidité et efficacité.

 

RÉSULTATS – CRÉATION D’UNE EXTENSION POUR ZOHO PROJECT

Facturation progressive
Une grande majorité des projets chez notre client est basée sur un prix fixe et facturé en fonction de la progression d’achèvement des tâches déterminées par le responsable de la tâche.

Nous avons donc créé une fonctionnalité pour déterminer si un projet doit utiliser la facturation progressive ou non.

Pour ces projets, nous avons conçu un script avec la commande suivante : insérer dans la feuille de temps de la tâche la mesure de temps proportionelle à l’avancement de la tâche.

Facturation globale
Notre client peut avoir plusieurs projets en cours pour un même client en même temps.

Nous avons donc conçu une seconde fonctionnalité pour automatiser la facturation des feuilles de temps selon tous les projets en cours d’un même client.

Facturation MultiBooks
Notre client a deux comptabilités distinctes correspondant à deux entités différentes. L’une pour ce qui touche l’intégration web et l’autre pour ce qui touche les mandats marketing. Par défaut, il est impossible de connecter Zoho Projects à plus d’une organisation Zoho Books. L’extension Zoho Finance par défaut connecte un Zoho Books à un seul Zoho Projects.

Refusant d’accepter cette limitation, nous avons conçu notre extension de manière à pouvoir connecter deux comptes Zoho Books à un seul Projects.

Il est donc possible de sélectionner la bone organisation Zoho Books selon les projets

Bientôt disponible sur le Marketplace de Zoho 

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