MIGRATION DES PROCESSUS DE VENTES DANS ZOHO CRM

Notre client offre des services de formations et accompagnement reliés à l’ergonomie au travail pour diminuer les risques ergonomiques et prévenir les blessures musculo-squelettiques chez le travailleur tout en optimisant l’environnement de travail d’une organisation.

IRRITANTS À ÉLIMINER

⬜ Information des clients stockées dans les vCards: difficulté à partager les informations ainsi que toutes les notes prises par les différentes personnes

⬜ Information non structurée et souvent en plusieurs copies dans différentes baseset non accessible par l’équipe

⬜ Pas de segmentation des clients ce qui ne permet pas un marketing efficace dans le massmailing

⬜ Site web déconnecté avec messages entrants dans la boîte courriel de l’administration. Lourdeur et oublis dans le suivi clients

⬜ Manque de visibilité 360 du client: on ne sait pas trop ce que le client a acheté comme services, les tâches qui ont ou doivent être faites par qui et quand, les bons de travail qui doivent ou ont été complétés, les factures payées ou non, etc

⬜ Exécution des bons de commandes à partir des commandes client:  les informations du client, du contact, des commandes (services) doivent être copiées et cela prend du temps et est propice à l’erreur.

⬜ Les bons de travail pour les équipes intervenantes sur le terrain sont sur format papier

APPLICATIONS UTILISÉES

 

  • Zoho CRM

  • Zoho Books

  • Zoho Forms & Survey

  • Zoho Campaigns

  • Avancement du projet 100% 100%

NOS OBJECTIFS ET RECOMMANDATIONS

Cessez de disperser les données clients en travaillant avec une base de données unique (CRM) regroupant l’ensemble des informations sur les contacts, les comptes entreprises, les succursales, les maisons mères et les besoins

S’assurer de structurer le processus de ventes à travers un pipeline simple et accessible à tous dans le CRM

Alléger les tâches des équipes en places en évitant les entrées de données multiples à travers des automatisations

Faciliter la collecte de données clients sur le site web permettant un premier filtre de qualification pour ensuite dispatcher les demandes clients pertinentes au bon conseiller.

Assurer la création de devis et commandes client ainsi que la facturation en lien direct avec le CRM et permettre de travailler avec un rapport à utiliser dans le système comptable actuel qui n’est pas Zoho Books.

Optimiser les stratégies de massmailing en permettant une segmentation intelligence des clients pour permettre des campagnes de communications ciblées avec un meilleur retour.

Numériser le système d’affectation et de gestion des bons de travail – de la commande client à la facturation

RÉSULTATS

L’équipe de Lumio a implanté un écosystème Zoho comprenant le site web, Zoho Forms, Zoho CRM, Zoho Campaigns et Zoho Books

Lors de l’implantation du CRM, nous avons accompagné le client pour s’assurer de créer une base de données temporaire à importer dans le futur CRM. Nous avons pour cela travaillé avec le client pour définir l’architecture du CRM (RCU – référenciel client unique). Nous avons également mis en place un système de filtre et d’approbation des demandes clients entre les formulaires de contacts du site web (zoho forms) et le CRM (synchronisation et automatisations) et l’attribution de tâches automatiques.

Du point de vue marketing, nous avons conçu des pipelines permettant l’envoi automatique de campagnes de communication et de promotion via le massmailing (Zoho Campaigns). Par exemple, nous avons configuré un pipeline concernant le téléchargement, l’envoi et le suivi d’un livre blanc (Zoho Forms – CRM – Campaigns + marketing automation).

D’un point de vue comptable, nous avons facilité le processus de facturation (Zoho Books) en permettant la création du devis et de la commande client via le module Finance de Zoho Books dans le CRM puis la facturation finale reliée à Zoho Books.

Notre client a pu structurer sa pprocédure de traitement de demande client pour qualifier les demandes clients nombreuses, les dispatcher adéquatement parmi les conseillers et s’assurer que chacun fasse évoluer le prospect et l’opportunités d’affaires jusque la vente.
Pour améliorer les campagnes marketing, le client peut compter maintenant sur la qualités des données de son CRM. La segmentation est possible et plis simple. Par ailleurs, il est désormais équipé d’un système de massmailing permettant la création de pipelines marketing depuis ses landing pages jusque l’envoi de courriel selon les comportements de son contact.
À travers la programmation de rapports de performance et de suivi, la direction est en mesure de générer des rapports stratégiques comme les ventes prévisionnnelles, les ventes réalisées, le taux de traitements des demandes clients par conseillers etc.

La direction a également une vision beaucoup plus claire de son pipeline de vente ce qui lui permet de s’ajuster dans la planification de ses ressources.

La numérisation des bons de travail et l’accès facilité via mobile pour les ressources intervenante a permis de fluidifié la gestion et la collaboration de l’équipe. Les ressources administratives ont vu s’alléger leur tâches quotidiennes.

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